質量管理體系是文件化的管理體系，應通過文件確定體系各方面的要求。將質量管理體系文件化是質量管理體系標準的基本要求，無論是出于認證需要還是出于管理需要，監理單位要貫徹實施質量管理體系標準，就必須編制質量管理體系文件。

根據質量管理體系標準的要求，工程監理單位的質量管理體系文件由三個層次的文件構成。第一層次：質量手冊；第二層次：程序文件；第三層次：各種作業指導書、工作規程、質量記錄等。

（1）質量手冊。質量手冊是監理單位內部質量管理的綱領性文件和行動準則，應闡明監理單位的質量方針，并描述其質量管理體系的文件，它對質量管理體系作出了系統、具體而又綱領性的闡述。

（2）程序文件。質量手冊的支持性文件，是實施質量管理體系要素的描述，它對所需要的各個職能部門的活動規定了所需要的方法，在質量手冊和作業文件間起承上啟下的作用。

（3）作業文件。程序文件的支持性文件，是對具體的作業活動給出的指示性文件。

（4）質量計劃。針對某一項目或合同而規定專門的質量措施、資源和活動順序的文件，在具體的監理項目上，項目監理機構可以單獨編制質量計劃iso9001體系認證機構，也可以表現在監理項目的監理規劃或監理實施細則中。

（5）質量記錄。用以記錄活動的狀態和所達到的結果的文件。在監理項目上，質量記錄將形成監理工作文件。